外包人員多,年底作帳快發瘋?5步驟建立好工作流程,大幅提升營運效率!

本文作者 Nick,大學主修經濟,畢業後自學程式語言架設網站平台,與同學開始創業之旅。熱愛金融與科技,喜歡動手實踐想法的精神!目前是優市股份有限公司共同創辦人、SWAP 平台產品經理。SWAP 是自由工作者的服務平台,另有發案公司的財務救星SWAP企業

若你有待過經紀、網紅、行銷、影視、品牌電商……等平台產業,每月合作上百位外包是家常便飯,但每到年底要申報時就會非常痛苦。不是金額算錯,就是資料有缺,要額外花人力與時間來處理。

在此分享 5 個知識點,看完後你也能搭建出屬於系統的流程,更有效率地經營平台事業!(這時代專注力真的要花在對的事情上)

步驟一建立外包人員庫

勞務報酬單需要有領取者的身份資料,如聯絡信箱/手機、姓名、身分證字號、居住地址、戶籍地址、匯款銀行帳戶,且需要有身分證與存摺封面的證件代表本人領取。營運人員要花很多時間收資料、建置資料、確認資料是否寫錯等等。

這階段可以使用 Google 表單與其上傳檔案的功能,在確認合作或是匯款前,要求外包人員填寫表單並上傳相關證件,就像開戶一樣,外包人員到你公司開一個領勞報的帳戶,這方式可以建立資料庫,營運人員只需要檢核資料是否正確即可,若有持續合作就不用重複要資料。

步驟二:確認合作的所得細節

每次合作的勞務報酬單必須包含合作內容、⽀領金額、所得申報類別、支領淨額(扣除代扣繳所得稅與二代健保補充保費)。這階段常見的錯誤是所得該扣繳沒扣繳或是金額算錯,先撇開還要補繳,光是變更申報就會花掉公司大量時間在不必要的事物上。

這階段一樣可以用 Google 表單,每次要發勞務報酬時內部人員只需要填寫,並在表單的結果試算表加上支領淨額的欄位,用公式的方式依照申報類別自動計算代扣繳所得稅 & 二代健保補充保費的金額。通常請款的作業時間都很趕,這可以降低金額計算上的失誤。

步驟三:簽署勞報單

簽署勞報單這個動作可以確保合作是存在且雙方同意的,萬一發生爭議,可以有個依據,同時勞報單也可折抵公司營所稅,是很重要的一環,但從製表到外包人員簽名過程也需要有相當多的步驟。

這階段最簡易的方式是,透過步驟二產生的試算表,將案件內容的欄位資訊合併成勞報單所需的文字內容,透過 Email 的方式寄給外包人員,請外包人員確認是否正確並回覆同意,實踐線上化的勞報單確認功能。

步驟四支付勞務報酬

在確保所有報酬相關的細節都嚴格執行後,這是實際支付外包人員的關鍵步驟。

這階段可以安排每月特定日期出帳之前的勞務報酬,出帳後可以在試算表上標注已出帳紀錄。從試算表可以知道有當月出了多少外包金額以及還有多少是在進行中。金流掌握度對於平台來說是很重要的。

步驟五:月度、年度申報作業

只要是有勞務報酬單公司都有申報與扣繳的義務,意思就是要幫外包人員申報所得,若有代扣繳的話,公司必須從勞報款項中提取一部份代替外包人員扣繳。

若上述流程都有完整執行,每月代扣繳或是年底申報所得的相關資料都能從試算表中拉出來,透過簡單的分析你就可以知道某一位外包人員總年度的所得是多少、每月代扣繳金額分別是多少,大幅降低帳務處理的時間。

礙於篇幅網路上有許多相關的細節在此就不補充,關鍵是先將流程搭建起來,搭配工具系統化業務流程,遇到問題再見招拆招即可。

透過 Google 表單與試算表就能大幅提升平台的營運效率。雖然仍需有部分人力介入,但至少是個低門檻的方法,就算業務量增加 5, 10 倍,身為老闆或是主管的你也不用擔心營運效率跟不上,安心衝業績吧!

如果你也是平台業者、營運人員,歡迎留言 or 私訊一起討論更多細節!最後也祝大家愜意地迎接 2024!